Diese Anleitung ist für Anwender mit Erfahrungen im Bereich von Word-Serienbriefen mit externen Datenquellen.

Der Seriendruck-Import hilft Ihnen externe Serienbriefe bequem in VisualOffice zu archivieren. Damit die Serienbriefe in VisualOffice korrekt abgelegt werden können, benötigt die externe Datenquelle eine gleiche Nummer (z.B. Kundennummer oder Vertragsnummer oder Schadennummer) wie in VisualOffice.

Über einen Export der Daten aus ProClient haben Sie die Sicherheit die korrekten Nummern auszugeben. Über „Abfrage und Selektionen“ oder „Trefferliste - EXPORTIEREN“ können Sie die gewünschten Felder aus VisualOffice nach Excel übertragen.

Folgende Dateien benötigen Sie:

• MS Word - Vorlage für den Seriendruck
• z.B. MS Excel (mit einer Spalte der oben genannten Nummern) als externe Datenquelle für den Seriendruck

Bitte rufen Sie Menü → Seriendruck-Import auf. Ein entsprechender Assistent wird geöffnet und führt Sie durch die einzelnen Schritte.

Im ersten Schritt, haben Sie die Möglichkeit die zwei Anwendungsbeispiele anzusehen.

• Mailingaktion
• Anonymisierte Antragsaktion

Bitte beachten Sie das für den externen Seriendruck in der Datenquelle mindestens eine Spalte mit KundenNummer, VertragsNummer, SchadenNummer vorhanden sein muss*

Im zweiten Schritt, geben Sie bitte alle Informationen zur Archivierung der Dokumente ein:
(Wählen Sie in diesem Schritt z.B. „zum Vertrag“ gespeichert, benötigen Sie eine Spalte mit der Vertragsnr.)

Im dritten Schritt, geben Sie bitte die Spalte mit den Kundennummer / Vertragsnummer / Schadennummer ein.
(In diesem Fall die Vertragsnummer und Excel Spalten-Titel „F5“)

Starten Sie den Seriendruck.

Der Seriendruck erstellt alle Dokumente.

Der Seriendruck hat alle Dokumente erfolgreich erstellt und zwischengespeichert.

Die Dokumente wurden alle erfolgreich archiviert.

Nachdem alle Dokumente erfolgreich archiviert wurden, werden diese Dokumente an entsprechender Stelle in VisualOffice angezeigt. So z.B. werden Dokumente die „zum Vertrag“ gespeichert wurden im entsprechenden Vertrag angezeigt.