1. Mitarbeiter anlegen
1.3 Mitarbeiter Rechte einstellen
2. Mitarbeiter bearbeiten
3. Mitarbeiter löschen
4. E-Mail an Mitarbeiter
5. Vermittler und Provision

Um einen neuen Mitarbeiter/Vermittler anzulegen gehen Sie bitte wie folgt vor:

1.1 Auf der Hauptmaske von VisualOffice auf die Schaltfläche „NEU“ und dann auf „Mitarbeiter“

1.2 Wählen Sie im Menü „Zahnrad“ (oben rechts) → „Stammdaten“ den Befehl „Mitarbeiter und Vermittler“

2. Es wird nun eine Liste aller bereits angelegten Mitarbeiter angezeigt.

3. Wählen Sie die Schaltfläche „Neu“ im Hauptbildschirm oder wählen Sie die Schaltfläche „Neu“ in der Mitarbeitermaske

4. Es erscheint die Mitarbeitermaske

5. Geben Sie im Feld „Loginname“ den Anmeldenamen des Mitarbeiters ein, wie er sich in VisualOffice anmelden muss. (Bitte beachten Sie, dass bei der späteren Benutzeranmeldung die exakt gleiche Schreibweise verwendet werden muss. Sinnvollerweise sollten Sie hier den vollständigen Mitarbeiternamen hinterlegen (z. B. „Hans Mustermann“)).

6. Geben Sie im Feld Mitarbeiternummer die Mitarbeiternummer ein.

Bitte beachten Sie, dass die Mitarbeiternummer eindeutig sein muss.

7. Geben Sie nun die restlichen Mitarbeiterdaten ein.

8. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern.

9. Wenn Sie möchten, daß Ihr Mitarbeiter keinen Zutritt zu VisualOffice haben soll, dann ist die Erfassung der Daten hiermit abgeschlossen.

Andernfalls wählen Sie bitte den Menüpunkt „Sicherheit“

10. Wenn Ihr Mitarbeiter Zutritt zu VisualOffice haben soll, dann wählen Sie nun die Schaltfläche „Bearbeiten“ in der Mitarbeitermaske

11. Wählen Sie die Schaltfläche „Kennwort hinterlegen“

12. Geben Sie im Fenster „Neues Kennwort“ das Kennwort ein, mit dem sich Ihr Mitarbeiter erstmalig bei VisualOffice anmelden muss. Dieses Kennwort kann natürlich vom Mitarbeiter jederzeit im Menü „Datei“ mit dem Befehl „Kennwort ändern“ geändert werden.

13. Abschließend legen Sie noch fest, welchen Benutzergruppen der Mitarbeiter angehören soll. Damit haben Sie die Zugriffsrechte des Mitarbeiters für VisualOffice definiert.

14. Wählen Sie die Schaltfläche „Speichern“

Über die Vertreterfunktion können Mitarbeiter die z.B. nur Zugriff auf die eigenen Kunden und Verträge haben, einen Zugriff auf die Kunden und Verträge anderer Mitarbeiter bekommen, z.B. im Falle einer Urlaubsvertretung.

Mit der Zugriffseinschränkung kann der Zugriff für Mitarbeiter auf Kunden und Verträge anderer Mitarbeiter gänzlich untersagt werden. Somit sieht der Mitarbeiter nur seinen Bestand/Aufgabenbereich, alle anderen Informationen sind nicht verfügbar.

Über die Schaltfläche mit dem „Männchensymbol“ wird eine entsprechende Liste der Mitarbeiter angezeigt und entsprechend ausgewählt werden.

Um die Daten eines bestehenden Mitarbeiters zu bearbeiten gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“ in der Mitarbeitermaske

2. Geben Sie nun Ihre Änderungen ein

3. Wählen Sie die Schaltfläche „Speichern“

Um einen Mitarbeiter/Vermittler zu löschen gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Schaltfläche Löschen in der Mitarbeitermaske

2. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage „Möchten Sie den Datensatz wirklich löschen?“ mit „Ja“

3. Geben Sie im Fenster „Löschen einer Adresse bestätigen“ bitte „Ja“ ein

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei der Löschung eines Mitarbeiters alle den Mitarbeiter betreffenden Aktivitäten, Dokumente, Provisionssätze usw. unwiderruflich gelöscht werden. Die Löschung eines Mitarbeiters nur dann möglich, wenn die entsprechenden Benutzerrechte vorhanden sind und keinerlei Zuordungen zu Kunden, Verträgen, Provisionsbuchungen usw. bestehen.

Stellen Sie sich vor, Ihr Mitarbeiter befindet sich im Außendienst und benötigt dringend via Email Anschrift und Telekommunikationsdaten eines Kunden. Um diese Daten Ihrem Mitarbeiter zukommen zu lassen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen sie die Maske des Kunden, dessen Daten sie mit einem Mitarbeiter teilen wollen

2. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Email an Mitarbeiter“

Über die Schaltfläche Provision können Vermittler-Einstellungen vorgenommen werden.

Mitarbeiter mit der Erweiterung „Der Mitarbeiter ist auch Vermittler von Verträgen“ können nun auch als Vermittler bei Verträgen hinterlegt werden.

Über die Einstellung „Der Vermittler erhält einen FESTEN prozentualen Anteil der Maklerprovision“ können entsprechende feste Provisionen (z.B. 2/3 oder 50/50 Regelungen hinterlegt werden).

Sollte der Vermittler seine feste 2/3 Beteiligung haben aber für wenige ausgewählte „Produkte/Tarife“ eine abweichende Provision gelten, können diese unter dem Punkt „Provisionssätze“ verwaltet werden.

Wird die Provision anhand des Produkts/Tarif festgelegt, bitte die Einstellung unter „Produkte/Tarife“ vornehmen.