Viele Gesellschaften stellen Ihnen Ihren Versicherungsbestand im GDV-Format auf Datenträger oder Online zur Verfügung. Mit Hilfe unseres GDV-Moduls können diese Kunden- und Vertragsdaten mit Ihrem aktuellen Bestand abgeglichen und importiert werden. Sie sparen damit eine enorme Zeit bei der Datenerfassung und -pflege.

Ein großes Problem stellt die Anlage von Adressdoubletten durch die GDV-Datenübernahme in VisualOffice dar. Einmal in das System eingespielt, kann es vorkommen, dass ein und derselbe Kunde mehrfach im System angelegt wird. Dadurch wird es schwierig, eine korrekte Vertragsübersicht für diesen Kunden zu erstellen. Wenn der Kunde dann anruft und dringend Auskunft zu einem Vertrag benötigt, kann es schwierig sein, den richtigen Vertrag zu finden, insbesondere wenn der Kunde die Vertragsnummer nicht zur Hand hat. Viele Maklerkollegen kennen diese Probleme zur Genüge, doch bei VisualOffice gibt es die Lösung!

VisualOffice geht bei der Einspielung von GDV-Daten einen etwas anderen Weg. VisualOffice spielt die GDV-Daten ausschließlich aufgrund der Vertragsnummer in Ihr System ein. Dazu ist es jedoch einmalig für jeden Vertrag notwendig, diesen manuell zuzuordnen. Der Grund hierfür liegt an der Vertragsnummer selbst. Diese kann z.B. auf den Versicherungsschein „4711“ lauten, im GDV-Datensatz jedoch auf „K-4711“. Diese GDV-Vertragsnummer wird nach der Zuordnung zukünftig intern von VisualOffice verwaltet und Sie brauchen sich für spätere GDV-Datenübertragungen keine Gedanken mehr machen. Und das beste daran: Sie produzieren keine Adressdubletten.

• Wichtige Einstellungen für die GDV-Datenübernahme
• GDV - Adressübernahme

Wichtig:

1. Um Ihren Datenbestand zu schützen, sollten Sie größtmögliche Vorsicht im Umgang GDV-Daten walten lassen. Einmal ins System eingespielte Daten lassen sich im Fehlerfall nur mit einer Datenrücksicherungen wieder beheben.

2. Wenn Sie mehrere GDV-Dateien der gleichen Gesellschaft vorliegen haben und diese einspielen müssen, achten Sie bitte unbedingt darauf, dass Sie die GDV-Daten in der richtigen zeitlichen Reihenfolge einspielen. Andernfalls kann es Ihnen passieren, dass Sie neuere GDV-Daten mit älteren wieder überschreiben.

Im Portal der Versicherungsgesellschaft können Sie GDV-Bestandsdateien anfordern bzw. herunterladen. Einige Gesellschaften liefern bereits die GDV-Bestandsdateien über die BiPRO-Schnittstelle.

Die GDV-Bestandsdateien werden oft in einem komprimierten Format (*.zip, *.tz, *gz, *.rar, usw.) geliefert.

Um die GDV-Bestandsdateien nutzen zu können, müssen Sie diese aus dem komprimierten Format extrahieren. Windows kann mit einem gewissen Umfang an Dateitypen umgehen. (Alternative Programme: winrar, 7zip, winzip)

Sie können auf die entsprechenden komprimierten Ordner einen Maus-Rechtsklick machen und den Punkt „Alle extrahieren“ auswählen.

Nach dem „extrahieren“ erhalten Sie die GDV-Dateien in dem gewünschten Dateiformat (*.gdv, *.dat *.txt, usw.).

Diese Formate können Sie dann in VisualOffice einlesen.

VisualOffice öffnen → Schlaftfläche „Menü“ (3 Menü-Streifen, oben links) → „GDV-Datenimport…“ auswählen →

Die gewünschte GDV-Datei auswählen und mit „OK“ einlesen.

Gesellschaft

Beim ersten Einlesen einer GDV-Datei wählen Sie bitte die entsprechende Gesellschaft aus:

In VisualOffice können Sie entscheiden zu welcher Gesellschaft die Verträge zugeordnet werden sollen. So können Sie z.B. alle Verträge unter der Hauptgesellschaft führen. Oder die Verträge unter den jeweiligen Tochtergesellschaften führen.

Sparte

Auch bei den Sparten geben wir Ihnen die Möglichkeit zu entscheiden ob Sie die Sparten der Gesellschaft übernehmen möchten oder die eigenen Sparten aus Ihrem VisualOffice verwenden wollen.

Folgende Sparten wurden über GDV geliefert:

Wichtig: Wir empfehlen die Nutzung der eigenen Sparten in VisualOffice. Bei Nutzung des Provisionsmoduls müssen die eigenen Sparten verwendet werden.

Damit die eigenen Sparten verwendet werden,

bitte unter Stammdaten:

Sparten:

bitte die entsprechenden Spartennummern im Feld „GDV-Nummern“ eintragen:

Sie haben die Möglichkeit, die Verträge zu bestehenden Kunden in VisualOffice hinzuzufügen, bestehenden Verträgen im System zuzuordnen oder Kunden und Verträge neu anzulegen.

Durchgeführte Zuordnungen werden beim Import vermerkt und sind beim nächsten GDV-Import dem System bekannt. VisualOffice lernt bei jeder Zuordnung mit und kennt diese für die nächsten Importe.

Erst, wenn Sie die Verträge verbuchen und damit ins System importieren, werden die GDV-Daten in VisualOffice eingelesen und die Kunden- und Vertragsdaten nach Ihren Wüschen aktualisiert.