In VisualOffice werden sämtliche Zugriffsrechte über die Benutzergruppen gesteuert. Mit Hilfe dieser Gruppen können Sie genau bestimmen, welche Aktionen bestimmte Benutzer innerhalb des Systems ausführen dürfen. Daher empfiehlt es sich, Ihre Mitarbeiter in passende Gruppen zu unterteilen und diesen dann entsprechende Zugriffsrechte zuzuweisen. Beachten Sie dabei bitte, dass ein Mitarbeiter oder Benutzer auch Mitglied mehrerer Benutzergruppen sein kann.

VisualOffice ermöglicht es Ihnen, die Benutzergruppen jederzeit flexibel anzupassen. So haben Sie die Möglichkeit, neue Benutzergruppen nach Bedarf zu erstellen, bestehende Benutzergruppen entsprechend Ihren Anforderungen zu ändern oder auch unnötige Benutzergruppen zu entfernen.

Die Zugriffsrechte in VisualOffice sind in benannte „Kategorien“ unterteilt, die jeweils einem bestimmten Bereich im Programm entsprechen. Zum Beispiel gibt es eine „Adressen“-Kategorie für den Zugriff auf die Adressmaske der Kunden, eine „Stammdaten“-Kategorie für die Zugriffsrechte auf die Stammdaten und eine „Inkasso/Provisionen“-Kategorie für den Zugriff auf das entsprechende Modul.

Beispiele für Benutzergruppen und deren Rechte:

Innendienst. Rechte: Darf Kunden, Verträge, Schäden und Dokumente anlegen und bearbeiten.

Außendienst. Rechte: Darf Kunden, Verträge, Schäden und Dokumente anzeigen, jedoch nicht bearbeiten.

Buchhaltung. Rechte: Darf Provisionen verwalten und buchen.

Chef. Rechte: Darf alles.

• Anlegen von neuen Benutzergruppen
• Rechte von Benutzergruppen anpassen
• Mitarbeiter zu Benutzergruppen zuordnen

Mitarbeiter anlegen


Die speziellen Zugriffsberechtigungen, ob ein Mitarbeiter andere Mitarbeiter und deren Kunden einsehen darf (für Urlaubsvertretungen) oder nicht (durch Zugriffseinschränkungen), können individuell auf der Mitarbeitermaske des betreffenden Mitarbeiters festgelegt werden. Mehr hierzu unter: Mitarbeiter Rechte einstellen