Terminplanung verwalten

Im folgenden Dokument werden als Beispiele Termine genommen, aber die Vorgehensweise und Ansicht der Masken für Ereignisse und Aufgaben sind nahezu identisch.

1.1 Wählen Sie die Schaltfläche Neu in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht oder die Schaltfläche Termin in der Kunden-, Gesellschafts- oder Mitarbeitermaske.

1.2 Anschließend öffnet sich ein Fenster zur Erstellung eines Termines. Im folgenden sehen Sie das Fenster zur Erstellung eines Termins für einen Mitarbeiter.

Datum: Der Tag des Termines.
Uhrzeit: Die Uhrzeit des Termines.
Dauer: Vorraussichtliche Dauer des Termines.
Adresse: Adressdaten zu dem Kunden/Mitarbeiter.
Vertrag: Es kann ein Vertrag hinterlegt werden.
Schaden: Es kann ein Schaden hinterlegt werden.
Betreff: Betreffzeile.
Text: Beschreibung zum Termin.

Die Schaltflächen Termin, Aufgabe und Ereignis geben Ihnen die Möglichkeit, ein weiteres Ereignis/Termin/Aufgabe zu diesem Termin zu erstellen, oder eine ganze Serie dessen.

Drucken ermöglicht Ihnen das Drucken des jeweilig zu erstellenden Termins.

Zeitstempel setzt das aktuelle Datum und Uhrzeit in den Text ein.

Delegieren an: Zuständigkeitszuordnung zu einem Mitarbeiter für diesen Termin.

Kategorien: Kategorisieren Sie den Termin, wie z.B. „Kündigung“.

1.3 Sobald Sie Ihren Termin erstellt haben, wählen Sie die Schaltfläche Speichern

Anmerkung: Wenn Sie eine Aktivität aus einer Adressmaske heraus erstellen, dann trägt ProClient automatisch die jeweilige Adresse in die Aktivität ein. Ebenso verhält es sich, wenn Sie eine Aktivität aus einem Vertrag oder Schaden heraus erstellen. Dann wird automatisch die Vertrags- oder Schadennummer in der Aktivität vorgegeben und damit dem Vorgang zugeordnet.

Die Masken für Ereignisse und Aufgaben haben einen ähnlichen Aufbau und dank der starken Ähnlichkeit zu der Terminsmaske sind die meisten Felder ableitbar.

Sie finden Termine für sich selber und für andere Personen in Ihren System im Kalender. Dafür über „Wechseln Zu“→„Termine“ den Kalender öffnen.

2.1 Es öffnet sich die Kalenderansicht. Sie können nun hier ihre verfügbaren Termine einsehen. Mit einen Doppelklick auf den Termin können Sie die Bearbeitungsansicht öffnen.

2.2 Geben Sie nun Ihre Änderungen ein. Das Fenster, welches sich öffnet, ist das gleiche Fenster, welches bei der Erstellung eines Termins erscheint und besitzt die gleichen Felder.

2.3 Wählen Sie die Schaltfläche Speichern, sobald Sie Ihre Änderungen eingegeben haben.

3.1 Markieren Sie die Aktivität in Ihrem Kalender.

3.2 Wählen Sie die Schaltfläche Löschen oder drücken Sie die Taste Entf Ihrer Tastatur

3.3 Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit „Ja“

4.1 Rufen Sie die zu verschiebende Aktivität auf und ändern Sie das Datum oder

4.2 Markieren Sie ein oder mehrere Aktivitäten (Taste STRG gedrückt halten und mit Maus auf die Aktivitäten klicken oder Taste UMSCHALT gedrückt halten und mittels Taste Pfeil rauf oder Taste Pfeil runter die Aktivitäten markieren). Nun drücken Sie in dem Nummernblock auf ihrer Tastatur die „+“ oder „-“ Taste um den folgenden Dialog zum Verschieben von einen oder mehreren Terminen anzuzeigen.

4.3 Im Fenster Verschieben geben Sie nun die Anzahl der Tage ein, um die Sie die Aktivitäten verschieben wollen.

5.1 Erstellen Sie eine neue Aktivität oder rufen Sie eine bestehende Aktivität auf

5.2 Aktivieren Sie das Feld Delegieren an und wählen Sie anschließend den Mitarbeiter aus, an den Sie die Aktivität delegieren möchten.

5.3 Wenn Sie nun die Schaltfläche Speichern wählen, wird die Aktivität in der Terminplanung des gewählten Mitarbeiters eingetragen und geht in dessen Besitz über.

5.4 Wenn Sie die Aktivität überwachen wollen, d.h. weiterhin die Kontrolle darüber behalten möchten und der Delegierte die Aktivität nicht verändern darf, dann haken Sie die Option „Überwachen“ in der unteren rechten Ecke der Aktivitätenmaske an.

5.5 Wählen Sie nun die Schaltfläche Speichern

5.6 Die Aktivität wird nun in der Terminplanung des gewählten Mitarbeiters eingetragen, geht jedoch nicht in dessen Besitz über, d.h. Sie bleiben der Besitzer der Aktivität.

Anmerkung: Um Aktivitäten zu delegieren, müssen entsprechende Benutzerrechte vorhanden sein. Unter Stammdaten→Benutzerrechte und Benutzergruppen können Sie oder Ihr Administrator das folgende Recht unter Terminplanung einstellen.

6.1 Wählen Sie die Schaltfläche WECHSELN ZU und Terminplanung im Hauptbildschirm

6.2 Nun wird Ihnen die Tagesansicht mit allen Aktivitäten des aktuellen Tages angezeigt

7.1 Wählen Sie die Schaltfläche Tag in der Terminplanung.

8.1 Wählen Sie die Schaltfläche Woche in der Terminplanung.

Wählen Sie die Schaltfläche Monat in der Terminplanung.

Um Aktivitäten für andere Benutzer einsehen, planen und überwachen zu können gehen Sie bitte wie folgt vor:

10.1 Wählen Sie die Schaltfläche mit den Namen eines Ihrer Mitarbeiter oder Sie selbst in der Terminplanung, siehe Bild.

10.2 Es erscheinen nun in einer Liste alle im System gespeicherten Mitarbeiternamen.

10.3 Klicken Sie nun in der Liste auf den gewünschten Mitarbeiter, dessen Aktivitäten Sie einsehen oder planen möchten.

10.4 Im Fenstertitel erscheint daraufhin der Name des gewählten Mitarbeiters.

10.5 Arbeiten Sie nun wie gewohnt mit der Terminplanung weiter.

Anmerkung: Um Aktivitäten anderer Benutzer einsehen, planen und überwachen zu können, müssen entsprechende Benutzerrechte vorhanden sein. Unter Stammdaten→Benutzerrechte und Benutzergruppen→Tab „Terminplanung“ können folgende Rechte gesetzt werden.

Automatische Terminüberwachung durch VisualOffice

Bei jedem Programmstart prüft ProClient selbständig, ob für den jeweiligen Tag Aktivitäten für für den aktuellen Mitarbeiter vorliegen. Wenn ja, meldet VisualOffice diese im InfoCenter.