Automatische Archivierung von E-Mails

• Im Kontext Menü „Einstellungen“ des Icons der „VisualOffice Hintergrunddienste“ müssen Sie die Outlook Ordner definieren, in welchen nach neuen E-Mails geprüft werden soll.

• Ebenfalls können Sie auch das Zeit-Intervall einstellen, in welchem nach neuen E-Mails gesucht werden soll.

• VisualOffice-Hintergrunddienste starten nicht automatisch?

Einstellung vornehmen

Taskleiste → „VisualOffice Hintergrunddienste“

oder

Maus Rechtsklick → „Einstellungen“:

Bitte hier den Punkt „E-Mail“ auswählen:

Auswahl der Ordner:

In diesem Beispiel gewählten Einträge:

• Posteingang

• Gesendete Elemente

• Synchronisationsintervall 2 Minuten

„Standardeinstellungen“ → „Dokumentenmanagement“ → „Eigene Domains/E-Mail-Adressen“

Bitte tragen Sie hier alle Ihre E-Mail-Domains ein. z.B. (@lauton-software.de, @mustermann.de, @usw.de) oder alternativ die einzeln E-Mailadressen (info@lauton-software.de, support@lauton-software.de, usw.)

Bitte starten Sie VisualOffice/Hintergrunddienste nach der ersten Einstellung ein Mal neu!

• Ausgehende E-Mails, die aus VisualOffice verschickt wurden (Grund: versteckte ArchiveID im E-Mail Text).

• Antworten auf ausgehende VisualOffice E-Mails (Grund: versteckte ArchiveID im E-Mail Text der zitierten E-Mail).

• Antworten auf E-Mails, die bereits in VisualOffice archiviert sind (Grund: Zugehörigkeit zur selben Outlook-Konversation).

• Antworten auf E-Mails, die außerhalb von ProClient erfasst aber in ProClient archiviert wurden. (Ab Outlook 2010 (Exchange 2010))

• E-Mails die aufgrund Ihrer E-Mail-Adresse eindeutig einem bestimmten Kunden zugeordnet werden können.

• Die E-Mail hat in Outlook die Kategorie „In VisualOffice archiviert“. (Diese Kategorie wird automatisch vergeben, wenn die E-Mail manuell oder durch die automatische E-Mail-Archivierung in VisualOffice archiviert wurde.)

• Sollen interne E-Mails von Mitarbeitern nicht automatisch archiviert werden können Sie dies unter: „Standardeinstellungen“ → „Dokumentenmanagement“ bitte „nicht automatisch archivieren (ausgehend)„ hinterlegen. (Interne E-Mails: wenn der Absender und alle E-Mail Adressen im „To“ und „CC“ interne E-Mail Adressen sind.)

• Sollen E-Mails von einer bestimmten Adresse (werber@werbung.de) oder Domain (z.B. “@werbung.de“) nicht archiviert werden, dann können Sie dies unter: „Standardeinstellungen“ → „Dokumentenmanagement“ unter den Schaltflächen „zu ignorierende Domains“ und „nicht automatisch archivieren (eingehend)„ hinterlegt werden.

• Bei eingehenden E-Mails wird das Kennzeichen „Posteingang“ gesetzt, damit diese im Infocenter angezeigt werden können. Mit der Taste „F2“ (Dokumenteninfos bearbeiten) oder mit Kontextmenüpunkt „Dokument archivieren und aus Posteingang entfernen“ kann die Kennzeichnung „Posteingang“ entfernt werden.

• Mit der Taste „F2“ (Dokumenteninfos bearbeiten) kann die E-Mail zu einem anderen Kunden verschoben werden.

Zahnrad → „Standardeinstellungen“ →

„Allgemein“ → „Hintergrunddiesnte automatisch starten“